🎯Цель регламента

Настоящий регламент вводится для повышения безопасности документооборота компании и устанавливает единый порядок:

• подписания договоров;

• использования печати и факсимиле;

• хранения документов.

🖋️ Использование печати и факсимиле

С целью обеспечения безопасности компании действуют следующие правила:

• факсимиле и печать используются только в документе «Поручение»;

• в договоре печать и факсимиле не используются;

• договор подписывается сторонами без печати и без факсимиле.

📑 Порядок подписания договора

Шаг 1. Отправка договора клиенту

Сотрудник отправляет клиенту согласованный договор. Договор отправляется:

• без печати;

• без подписи со стороны компании.

Шаг 2. Получение подписанного договора

После получения подписанного договора от клиента сотрудник должен:

1. распечатать договор;

2. передать документ юристу (Жене) для проверки и подписи.

Шаг 3. Подписание договора компанией

Юрист:

• проверяет договор;

• подписывает договор со стороны компании.

Шаг 4. Отправка финальной версии клиенту

После подписания договора необходимо:

1. отсканировать подписанный договор;

2. отправить скан клиенту;

3. сохранить документ в корпоративном хранилище.

Хранение документов

1. Подписанные договоры

Договор, подписанный обеими сторонами, необходимо загрузить в облачное хранилище Nextcloud.

В папку контрагента загружается финальная версия договора, подписанная обеими сторонами.

2. Договор-заявка и поручение

Документы:

• договор-заявка;

• поручение;

• счёт;

• УПД.

загружаются через интеграцию в amoCRM.

📌 Контроль соблюдения

Каждый сотрудник обязан:

• соблюдать порядок подписания договоров;

• корректно загружать документы в хранилище;

• обеспечивать сохранность документов.

Нарушение регламента может привести к:

• потере документов;

• юридическим рискам;

• финансовым рискам для компании.

Связанные статьи

• [Работа с дебиторской задолженностью]

• [Закрытие сделки]