🎯Цель регламента

Настоящий регламент вводится для повышения безопасности документооборота компании и устанавливает единый порядок:

• подписания договоров

• использования печати и факсимиле

• хранения документов

🖋️ Использование печати и факсимиле

С целью обеспечения безопасности компании действуют следующие правила:

• Факсимиле и печать используются только в документе "Поручение".

• В договоре печать и факсимиле не используются.

Договор подписывается сторонами без печати и без факсимиле.

📑 Порядок подписания договора

Шаг 1. Отправка договора клиенту

Сотрудник:

1. Отправляет клиенту согласованный договор

2. Договор отправляется:

   • без печати

   • без подписи со стороны компании

Шаг 2. Получение подписанного договора

После получения подписанного договора от клиента сотрудник должен:

1. Распечатать договор

2. Передать документ юристу (Жене) для проверки и подписи

Шаг 3. Подписание договора компанией

Юрист:

• проверяет договор

• подписывает договор со стороны компании

Шаг 4. Отправка финальной версии клиенту

После подписания договора необходимо:

1. Отсканировать подписанный договор

2. Отправить скан клиенту

3. Сохранить документ в корпоративном хранилище

Хранение документов

1. Подписанные договоры

Договор, подписанный обеими сторонами, необходимо загрузить в облачное хранилище Nextcloud

В папку контрагента загружается:

• финальная версия договора

• подписанная обеими сторонами

2. Договор-заявка и поручение

Документы:

• договор-заявка

• поручение

• счёт

• УПД

загружаются через интеграцию в amoCRM.

Документ автоматически сохраняется в связанную папку.

📌 Контроль соблюдения

Каждый сотрудник обязан:

• соблюдать порядок подписания договоров

• корректно загружать документы в хранилище

• обеспечивать сохранность документов

Нарушение регламента может привести к:

• потере документов

• юридическим рискам

• финансовым рискам для компании